Ibas Kroll Ontrack toteutti asiakkailleen viime vuonna noin 2.500 tiedonpalautustyötä Pohjoismaissa. Yhä useammat organisaatiot ottivat käyttöönsä mittavia, monimutkaisempia ohjelmisto-ohjattuja tallennusjärjestelmiä (SDS), jotka vaativat uudenlaisia tiedonpalautusteknologioita ja -menetelmiä. Tietosuoja ja henkilötietojen asianmukainen käsittely ovat olleet keskeisiä puheenaiheita samalla kun vanhojen varmuuskopioiden tehokas hallinnointi on noussut aiempaa tärkeämmäksi kysymykseksi.

Software Defined Storage - ohjelmisto-ohjatut tallennusratkaisut asettavat uusia vaatimuksia tietojen palauttamiselle

Tallennuslaitteiden valmistajat uskoivat aikaisemmin uuden teknologian ja sisäänrakennettujen tiedonpalautusratkaisujen poistavan tietojen menetyksen vaaran. Nykyisin sekä laitevalmistajat että heidän asiakkaansa tietävät hyvin, että huonon päivän koittaessa he ovat täysin riippuvaisia Ibas Kroll Ontrackin kaltaisista yrityksistä, jotka pyhittävät päivänsä pulaan joutuneiden asiakkaidensa tietojen pelastamiseen. Kaikilla valmistajilla on omat tallennus- ja valmistusmenetelmänsä. Sen takia joudumme usein räätälöimään ratkaisut ”Just in Time”-tuotekehtiystiimissämme asiakkaidemme laitteiston asettamien vaatimusten mukaisiksi.

Olipa yrityksen käytössä EMC® Isilon®, Infortrend® EonStor, HP® StorageWorks tai muu vastaava järjestelmä, on tietojen palautus aina haastava tehtävä, kertoo Øyvind Nyland Ibasin Norjan laboratoriosta. Vuonna 2015 näiden järjestelmien vikatapaukset kasvoivat 15 %:lla edelliseen vuoteen verrattuna. Menestyksekäs reseptimme on paikallistaa ongelma hyvin tarkasti, analysoida se, selvittää järjestelmän tallennuslogiikka, rakentaa tiedostojärjestelmä uudelleen ja lopuksi kehittää työkalut kriittisten tietojen palauttamiseen.

Tietojenkäsittelyn, tallennuksen ja virtualisoinnin yhdistäminen avaimet käteen -tallennusratkaisuksi

Tallennusjärjestelmien innovoinnin fokuksena on arkkitehtuuri, jossa yhdistetään ja hallinnoidaan ohjelmallisesti sekä tietojen prosessointi, verkottuminen että tallennusresurssit, jotka voivat toimia periaatteessa minkä tahansa valmistajan laitteissa. Yritykset pääsevät helpommalla, kun usean erillisratkaisun sijaan kokonaisuutta voidaan hallita yhdellä ohjelmistolla. Ratkaisu on helppokäyttöinen, nopea implementoida, säästää levytilaa ja redundanssin ansiosta tallennusjärjestelmää voidaan laajentaa vaivattomasti. Sillä voidaan saavuttaa selkeitä kustannussäästöjä.

Tällaisten järjestelmien yleistyessä voidaan jo ennakoida, että myös tiedonpalautustarpeet kasvavat. Haittapuoli on, että tietojen palauttaminen näistä järjestelmistä on haastavaa. Koska tieto on täysin järjestelmään integroitu, ei palautusta voida enää tehdä kiintolevyiltä sektoreittain. Informaation puute laitteiston, kuten levyasemat ja flash-välimuistit, esikonfiguroinnista sekä itse järjestelmäkonfiguraatiosta saattavat aiheuttaa haasteita tietojen palauttamiselle.

Ibas Kroll Ontrackin kansainvälinen kehitystiimi työskentelee aiheen parissa aktiivisesti ja odotammekin suuria harppauksia tällä saralla kuluvan vuoden aikana.

Tietosuojan merkityksen kasvaminen vaikuttaa tietojen palautukseen

Uudet henkilötietoja koskevat säädökset ja entistä suurempi huomio tietosuojaa kohtaan vaikuttavat luonnollisesti myös Ibas Kroll Ontrackin toimintaan. Monet yritykset ovat tiukentaneet turvaohjeistuksiaan, jotka estävät arkaluonteisten tietojen luovuttamisen ulkopuolisille tahoille. Näin ollen sekä paikan päällä että etäpalveluna suoritettavien tietojen palautusten tarve on kasvanut. Etäpalautus (Remote Data Recovery tai RDR) on nopea ja turvallinen menetelmä tietojen palauttamiseksi. Palautus toteutetaan salatun yhteyden välityksellä, jossa käytetään itse kehittämäämme protokollaa. Tiedot palautetaan suoraan yrityksen tietokoneelle tai muuhun paikalliseen järjestelmään liitetylle laitteelle, jolloin tiedot ovat heti käytettävissä. Asiakkaan tietoja ei missään vaiheessa kopioida tai siirretä asiakasympäristön ulkopuolelle.

Paikan päällä tehtävään tietojen palautukseen joudutaan turvautumaan silloin kun kyse on isosta tai muuten monimutkaisesta tallennusjärjestelmästä, jonka tomittaminen laboratorioon on vaikeaa tai jopa mahdotonta.

Vanhoja varmistusjärjestelmiä on ylläpidettävä

Yrityksillä on usein ongelmia palauttaa tietoja vanhoista varmistusnauhoista siitäkin huolimatta, että osalle tiedoista on määrätty lakisääteinen säilytysaika. Emoyhtiömme teettämässä tutkimuksessa selvisi, että 22 % yrityksistä ei kykenisi palauttamaan tiettyjä arkistoituja tietoja, jos sille olisi tarvetta. 30 % yrityksistä ei osannut tarkasti kertoa, mitä tietoja varmuuskopioarkistoihin oli tallennettuna. Lähes kaikki tutkimukseen osallistuneista yrityksistä olivat sitä mieltä, että tiettyjen tietojen paikallistamiseen kuluisi liian paljon aikaa.

Parhaat käytännöt perustuvat siihen, että yrityksillä on selkeä käsitys varmuuskopioidensa laadusta ja missä mitkäkin tiedostot sijaitsevat.

Ibas Kroll Ontrackin näkemyksen mukaan asiakkaat tarvitsevat työkalun, jossa ylläpidetään sisällysluetteloa varmistetuista tiedostoista ja niiden sijainnista mukaan lukien kaikki yrityksen käyttämät varmistusjärjestelmät eri aikakausilta. Työkalussa tulee olla joustavat hakutoiminnot halutun tiedon etsimiseen ja parhaimmillaan sillä saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä, koska vanhat varmistusjärjestelmät voidaan poistaa käytöstä kokonaan.

Mobiililaitteiden tietojen hävittäminen korostuu - vuonna 2017 myydään 120 miljoonaa käytettyä laitetta

Gartner-tutkimusyrityksen mukaan vuonna 2014 loppukäyttäjille myytiin yli miljardi uutta älypuhelinta ja 216 miljoonaa tablettia. On odotettavissa, että vuoteen 2018 mennessä jopa 50 % ihmisistä tulee käyttämään ensisijaisesti mobiililaitetta internetissä suoritettavia toimintoja varten. Onkin aiheellista kysyä, mitä tapahtuu kaikille niille henkilökohtaisille ja työhön liittyville tiedoille, kun laite aikanaan poistetaan käytöstä tai myydään edelleen?

Kun luovut vanhasta laitteestasi, uusi omistaja voi suhteellisen helposti kaivaa esille laitteeseen tallennetut kuvat, tekstiviestit, sähköpostit, muistiinpanot ja yhteystiedot. Petoksen ja identiteettivarkauden uhriksi joutumisen riski kasvaa. Saatat samalla myös vuotaa työhösi liittyviä luottamuksellisia tietoja vääriin käsiin. Näiden kauhukuvien välttämiseksi tietojen asianmukaisesta hävittämisestä on huolehdittava ennen kuin on liian myöhäistä.