Kun yritykset investoivat monimutkaisiin tallennusteknologioihin, tulisi uusien järjestelmien vaatimat tietoturva- ja varmistusmenetelmät päivittää ajan tasalle. Emoyhtiömme Kroll Ontrackin selvityksen mukaan puutteelliset rutiinit aiheuttavat useissa yrityksissä suuria taloudellisia tappioita.

EMC julkaisi hiljattain raportin, jonka mukaan yritykset käyttävät keskimäärin miljoona dollaria vuodessa tietovahinkojen korjaamiseen ja jopa 26 % vahingoista johtuu inhimillisestä virheestä.

Nykyiset tallennusjärjestelmät ovat entistä monimutkaisempia ja niissä käsitellään aina vain suurempia tietomääriä. Toimintavarmuuden takaamiseksi on luonnollisesti huolehdittava henkilökunnan osaamisesta ja kouluttamisesta. Lisäksi varmuuskopioiden testaaminen ja toimintasuunnitelmien laatiminen tietovahinkojen varalle on tärkeää.

Tavallisimmat virheet tallennusjärjestelmien ylläpidossa:

Varmistusmenetelmien laiminlyönti. Selvityksemme mukaan jopa 61 %:lla asiakkaistamme oli varmuuskopio olemassa, mutta se ei jostain syystä toiminut asianmukaisesti.

Liian myöhään tehdyt investoinnit infrastruktuuriin ja tietoturvaan.

Turvallisuusohjeistuksen laiminlyönti ja vanhentuminen.

Käyttöjärjestelmien ja ohjelmistotyökalujen päivittämisen laiminlyönti.

Tarpeellisten tietojen poistaminen vahingossa.

Hätäily kriisitilanteen sattuessa. Tarpeettoman usein kohtaamme tilanteen, jossa yrityksen IT-osaston henkilökunta on yrittänyt palauttaa tiedot suoraan tallennusjärjestelmään, josta ne on menetetty. Tämä on vakava virhe, sillä se voi vahingoittaa menetettyjä tietoja entisestään.

Sisäinen luottamuspula. Esimies ei aina tiedä parhaiten. Kriisitilanteiden sattuessa yrityksen johdossa tehdään usein vääriä päätöksiä. Hyvä yhteishenki ja avoin työilmapiiri ehkäisevät myös vahinkoja.

Suunnitelmallisuuden puute. Kriisitilanteiden varalta olisi jo ennalta selvitettävä, miten ja milloin tiedonpalautustyökaluja voidaan käyttää.

Puutteet osaamisessa ja tietojen luokituksessa. IT-osaston on tunnettava järjestelmänsä läpikotaisesti ja varauduttava erilaisiin virhetilanteisiin. Tähän kuuluu myös yrityksen käsittelemien tietojen kartoittaminen, jossa kriittiset ja korvaamattomat tiedot erotetaan vähemmän tärkeistä, vanhoista ja/tai poistettavista tiedoista. Näin ongelmatilanteissa voidaan varsin helposti päättää tarvittavista toimenpiteistä tietojen pelastamiseksi ja järjestelmän palauttamiseksi ennalleen.

Asiantuntijoita ei konsultoida. On aina syytä kysyä asiantuntijalta neuvoja ennen ratkaisevien päätösten tekemistä.