Tallennuksen hallinta
Kroll Ontrack teki tutkimuksen 177 sähköpostijärjestelmän ylläpitäjälle, jotka hallitsevat vähintään 250 postilaatikkoa. Tulokset kertoivat seuraavaa:
- 37 prosenttia yrityksistä tallentaa sähköpostit vain palvelimelle.
- 72 prosenttia yrityksistä rajoittaa postilaatikoiden kokoa.
- 25 prosenttia yrityksistä vaatii, että työntekijöiden on poistettava sähköposteja, kun henkilökohtainen kiintiö on tullut täyteen.
Sähköpostin säilyttäminen vain palvelimilla kuluttaa arvokasta tallennustilaa. Siksi monet yritykset asettavat postilaatikoille kokorajoituksia. Näiden rajoitusten vuoksi työntekijät joutuvat poistamaan paljon sähköpostiviestejä siitä huolimatta, että ne ovat tärkeitä heidän työlleen.
Koska työntekijät poistavat tärkeitä sähköpostiviestejä, he pyytävät sitäkin useammin IT-osastoa palauttamaan niitä. Monesti viestit on tallennettu vain varmuustiedostoiksi. Vaikka sähköpostin säilyttäminen palvelimella ja postilaatikoiden koon rajoittaminen saattavat ratkaista tallennuksen hallinnolliset tarpeet, ne haittaavat työntekoa ja lisäävät viestien palauttamispyyntöjä.
Onneksi Ontrack® PowerControls™ poistaa nämä ongelmat ja helpottaa vanhojen sähköpostiviestien hakemista merkittävästi. Ontrack PowerControls™ kehitettiin erityisesti tallennuksen hallintaan liittyvien pulmien ratkaisemiseksi. Tuotteen uusien ominaisuuksien ansiosta jatkuvasti lisääntyvistä hakupyynnöistä selvitään helposti ja nopeasti.
Työntekijä on esimerkiksi saattanut poistaa joukon viestejä, joita nyt tarvitaan tärkeän projektin loppuun suorittamiseen. Kaikki nämä viestit olivat yhdellä Exchange-palvelimella, mutta tallennettuina useisiin EDB-varmuustiedostoihin.
Jos Exchange-ylläpitäjä haluaisi löytää Exchange-varmuuskopioista kaikki tarvittavat viestit ilman tehokkaita hakutyökaluja, hänen olisi todennäköisesti tehtävä yksittäisiä hakuja jokaiseen EDB-varmuustiedostoon. Ontrack PowerControlsin sisällönanalyysitoimintojen avulla ylläpitäjä voi luoda yhden Content Analysis Store –tietokannan, joka kattaa useita EDB-tiedostoja. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa käyttäjää saamaan poistetut viestit nopeammin takaisin.